Opnemen onderbreekt het werk
Opnemen betekent stoppen waar u mee bezig bent. Niet opnemen betekent mogelijk een order mislopen.AI-telefonist
De telefoon die altijd wordt opgenomen.
Een gemist telefoontje is geen neutrale gebeurtenis: het is een klant die de volgende belt. De AI-telefonist neemt op wanneer u dat niet kunt — 's avonds, in het weekend of tijdens drukte — noteert de bestelling en zet die gestructureerd in de orderlijst.
Plan een gratis nulmeting
Operationeel binnen 2 weken
24/7bereikbaar, ook in het weekend en op feestdagen
2 wkvan akkoord tot een werkende telefonist op uw nummer
100%van de gesprekken vastgelegd met een transcript
De situatie
Bereikbaarheid op de momenten dat het niet uitkomt.
Elk telefoontje dat blijft liggen, is een klant die verder zoekt.
Na sluitingstijd is er niemand
Terwijl juist dan gebeld wordt: laat op de avond, of vroeg in de ochtend voor aanvang van de dag.Verkopers kosten tijd
Wekelijks terugkerende gesprekken over zonnepanelen, energiecontracten en abonnementen.Het verlies is onzichtbaar
Een gemist telefoontje laat geen spoor achter. Merkbaar is alleen dat het rustiger is dan verwacht.Gespreksverloop
Een gesprek om 22:41, stap voor stap.
Geen verzonnen scenario, maar het patroon zoals het in de praktijk verloopt.
22:41Een klant belt ruim na sluitingstijd. De telefonist neemt op, in het Nederlands, en meldt zich als de digitale assistent van het bedrijf.
22:42Hij noteert wat er besteld wordt, controleert wat er mogelijk is en beantwoordt vragen over levering en assortiment.
22:43Weet hij iets niet? Dan verzint hij niets, maar zet hij een terugbelnotitie klaar met de vraag erin.
22:43Is het dringend of complex? Dan schakelt hij naar u door. Wat als dringend geldt, bepaalt u vooraf.
22:44De order staat gestructureerd in de lijst, de klant heeft een bevestiging, en er was geen handeling van u nodig.
morgenEen verkoper aan de lijn? Die wordt eruit gefilterd — u merkt er niets van, maar het gesprek is wel terug te lezen.
NederlandsOok Vlaams, Frans en Engels waar dat nodig is
24 uur per dagWeekend, feestdagen en midden in de drukte
Altijd vastgelegdVolledig transcript bij elk gesprek
U houdt de regieU bepaalt wat hij zelfstandig afhandelt en wat naar u doorgaat
Werkwijze
Van akkoord tot een werkende telefonist in twee weken.
Het meeste werk zit in het correct vullen van wat hij moet weten. Daarvoor hebben wij enkele keren kort uw input nodig.
Stap 1Nulmeting
Wanneer gaat de telefoon, wat wordt er gevraagd, en wat mag hij zelfstandig afhandelen? Een half uur.
Stap 2Inrichten
Wij vullen hem met uw assortiment, levertijden en toon. U leest mee en corrigeert.
Stap 3Proefdraaien
Eerst naast de bestaande lijn, zodat u hoort hoe hij functioneert zonder risico.
Stap 4Live en bijsturen
Hij wordt geactiveerd buiten openingstijden en tijdens drukte. De eerste weken luisteren wij mee en scherpen we aan.
Grenzen
Wat hij niet doet.
Een AI-telefonist die alles kan bestaat niet. Dit is waar de grens ligt.
Vier zaken die hij bewust niet doet
Niet omdat het technisch onmogelijk is, maar omdat het in de praktijk misgaat of onverstandig is:
- Doen alsof hij een mens is. Hij meldt zich als digitale assistent. Verhullen werkt averechts zodra de beller het merkt.
- Verzinnen wat hij niet weet. Bij twijfel volgt een terugbelnotitie, geen aanname.
- Klachten en gevoelige gesprekken afhandelen. Die schakelt hij door. Een ontevreden klant hoort een mens te spreken.
- Uitbellen voor koude acquisitie. Daar beginnen wij niet aan: de regelgeving is streng en de opbrengst beperkt.
Veelgestelde vragen
Antwoord op de vragen die het vaakst gesteld worden.
Hoort een beller dat het geen mens is?
Sommige bellers horen het, andere niet. Belangrijker is dat hij zich niet anders voordoet: hij meldt zich als de digitale assistent van het bedrijf. Dat werkt in de praktijk beter dan verhullen — bellers accepteren het zolang zij snel en correct geholpen worden.
Wat als hij een vraag niet weet?
Dan verzint hij niets. Hij geeft aan het na te vragen en zet een terugbelnotitie klaar met de gestelde vraag. U bepaalt vooraf welke onderwerpen hij zelfstandig afhandelt en waarbij hij altijd doorschakelt.
Welke talen spreekt hij?
Nederlands als basis, en waar zinvol ook Vlaams, Frans en Engels. Voor bedrijven in de grensstreek is dat vaak doorslaggevend.
Worden gesprekken vastgelegd, en hoe verhoudt zich dat tot de AVG?
Van elk gesprek is een transcript beschikbaar, zodat terug te lezen is wat er gezegd is. Omdat daarbij persoonsgegevens van uw klanten worden verwerkt, leggen wij dat vóór de start vast in een verwerkersovereenkomst en informeert u uw bellers hierover. Daar ondersteunen wij u bij.
Vervangt dit mijn telefonische bezetting of ander personeel?
Nee. Hij vangt op wat anders zou blijven liggen: de avonden, het weekend en de momenten dat er niemand kan opnemen. Urgente en complexe gesprekken gaan naar u door. Het gaat om de telefoontjes die nu verloren gaan, niet om de gesprekken die nu goed verlopen.
Kan hij ook uitbellen?
Daar beginnen wij bewust niet mee. Bij inkomend verkeer ligt de winst en is het risico beperkt. Uitbellen valt bovendien onder de regelgeving voor koude acquisitie, die u niet ongewild wilt overtreden.
Hoeveel telefoontjes blijven er nu liggen?
De meeste ondernemers weten het niet, omdat een gemist telefoontje geen spoor achterlaat. In een half uur rekenen wij het door: hoe vaak gaat de telefoon op momenten dat er niemand kan opnemen, en wat vertegenwoordigt zo'n gesprek gemiddeld aan omzet.
Plan een gratis nulmetingMeer diensten
Gerelateerde diensten.
DienstWebsitesEen site die klanten oplevert, live binnen één tot twee weken.
DienstAutomatiseringFacturen, orders en herinneringen zonder tussenkomst.
KlantcaseAronzaVier tot zes uur administratie per week teruggebracht tot nul.
HomepageAlle dienstenOok vindbaarheid in Google en advertenties die renderen.